日本经济产业省

经济产业省总部也开始活用BizRobo!, 藉由数字化提升生产性

重点提要
  • 让机器人进行绝对不能发生错误的人事异动登录作业
  • 即使是由没有编程经验的职员执行,也可将作业时间缩短至原先的1/3
  • 目标是推动RPA于经产省内的传播,成为第一线现场人员可活用的效率化工具
 

为了因应少子高龄化的课题,日本经济产业省加速推行各产业活用数字化科技,以达成提升生产性的目的。日本经济产业省内部也在推动自身行政手续以及业务的数字化转型。经产省中负责人事事务以及劳动方式改革的秘书课,着眼于使用RPA(Robotic Process Automation)工具来替代人力执行计算机上的常规业务,并在20187月导入桌面型的RPABizRobo!mini」。

无编程经验的职员在进行人事相关信息的登录作业时,将自身的一部分业务委托给机器人来实行,使得整体的作业时间缩短至原先的三分之一。

由于很难藉由其他手段达到效率化,经产省秘书课的职员认为总部里有相当多的业务可以通过RPA来改善其生产性。他们希望能够及时改进由现场主导的机器人操作知识,并在该省内传播RPA。

导入背景
大力推动数字化的日本经济产业省,从内部开始着手实践
为了提高人事相关业务的效率而着眼于RPA
负责国家政策立案及执行的中央省厅,在基于国会许可的预算以及法规的定员限制范围内运营,不得不将有限的资源最大限度地投入在政策实现上,因此内部事务相关的IT投资一向都很缓慢,目前为止使用纸本和印章的情况还是很普遍。

在劳动人口持续减少的背景下,持续推动日本产业活用数字化科技以提升生产性的经济产业省,其内部行政手续及省内业务等也同样被认为需要进行改善。因此,2018年7月在内部成立了名为「数字化转型处」来推进业务流程的修正及有效活用数据等改革。

在如此变动中,负责经产省的人事事务以及劳动方法改革的大臣官房秘书课,在考虑于省内推广的前提下,决定先小规模的进行业务改革。具体的方法则是着眼于RPA工具,并从同年的3月起便开始实行相关研讨。
选择BizRobo!的理由
在多样化的电脑环境下可以安定运作
价格合理,可以马上开始试用,且有专业的技术支持服务
在进行日常的业务的同时,秘书课的职员花了约4个月试用各种不同的RPA工具,最后决定正式导入桌上型的RPA工具「BizRobo!mini」。

由于经产省职员平时除了会使用桌上型及平板电脑外,还会使用外接显示器进行双屏扩展。而在这样屏幕大小、分辨率及显示方法多样的环境中运行RPA的情况下,坐标指定型的RPA工具可能会无法正常运行。

然而,BizRobo!可以指定特定的作业对象(目标认识型)。因此在这一次经产省测试的RPA工具中,是表现最稳定的工具。

除了运行时的稳定性,适合快速小规模导入的BizRobo!mini,其合理的价格设定以及专业的技术支持也是秘书课决定导入的关键因素。
目标业务
管理层人事异动信息的登录作业为第一波导入的对象
将尖峰时期业务量大且不允许出错的作业效率化
什么样的人事业务在导入RPA后可以看到改善效果,秘书课在研讨后决定的第一个导入案例,是将经产省总部的人事异动以及业务负责人变动等的信息,由机器人登录到由人事处管理的「人事/薪水管理系统」中。拥有约4000名职员的经产省总部,每年有将近1300人的异动。如包含兼任在内情况,「人事/薪水管理系统」的登录案件数量一年更可高达约2000件。

经产省会将确定的人事异动信息先登记在名为「作业BILA(直译)」的Excel文件上进行管理。由负责人确认没有超过法规限制的定员人数等规定后,才会将内容登录到「人事/薪水管理系统」中,并发行人事异动通知书。这是整年都会发生的登录作业,但在尖峰时期会需要较多人力处理,作业流程虽简单但是不允许出错,因此秘书课认为此业务非常适合由机器人代为执行。导入RPA后,有将近一半的登录作业(约900件)被移交给机器人执行。
导入成效
处理时间不到原先的三分之一,再不久就可以实现”放手“让机器人作业
由于登录内容的准确度提升,减轻了人为确认的负担
秘书课实地验证的结果是,过去人为登录一件异动信息需要花费10分钟,导入机器人后大幅缩短至3分钟。且由于机器人在登录时不会出错,减轻了负责人在提交人事异动通知前确认内容的负担。

由于过往的管理表是人为登录,所以分类的项目相对松散,容许模糊的数据内容及空白栏。但交给机器人登录后,这样的数据内容是造成机器人无法正常运行的原因,因此秘书课于这次导入RPA之际,除了将管理表的样式做了修改外,也适当地修正了需登录到人事/薪水管理系统的相关数据。

执行一回这样的转移作业后,即可将信息登录作业(从管理表登录到人事/薪水管理系统)完全自动化。在不远的将来,秘书课预期此作业的负责人可以”放手“交给机器人进行,把时间专注在其他更需要人为操作的业务上。
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公司简介
公司名称 日本经济产业省
业务范围 政府机关
网站 https://www.meti.go.jp/english/index.html
访谈对象 大臣官房 秘书课职员
  • 完整版案例分享还包括:
  • "未来计划"
    "现场人员心得"

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